Faktura czy paragon

Paragon czy faktura? Jak dokumentować sprzedaż, aby najprościej ją zaksięgować?

Istnieją różne scenariusze dokumentowania sprzedaży. Scenariusze poniżej dotyczą podmiotów objętych obowiązkiem fiskalizacji.

Wariant A Przychodzi osoba fizyczna do sklepu. Wydaje dowolną kwotę. Wystawiamy jej paragon fiskalny bez faktury bez NIP. » zobacz jak. Osoba zabiera paragon ze sobą. Ta osoba może przyjść później po pełną fakturę (scenariusz G)

Nie ma przeszkód, żebyśmy tej osobie od razu wystawili fakturę. Faktura ta wymaga fiskalizacji (scenariusz D).

Wariant B Przychodzi osoba fizyczna do sklepu. Wydaje do 450 zł i podaje numer NIP, zatem zakupu dokonuje w imieniu płatnika podatku VAT. Wystawiamy jej paragon fiskalny z NIP. » zobacz jak Osoba zabiera paragon ze sobą.

Taki paragon jest jednocześnie fakturą uproszczoną. » zobacz

Wariant C Przychodzi osoba fizyczna do sklepu. Wydaje powyżej 450 zł i podaje numer NIP, zatem zakupu dokonuje w imieniu płatnika podatku VAT. Wystawiamy jej paragon fiskalny z NIP. » zobacz jak Osoba zabiera paragon ze sobą, a w ciągu 7 dni przyniesie go nam z powrotem, żądając pełnej faktury (scenariusz J).

Jedynym powodem podawania numeru NIP podczas zakupu na paragon fiskalny jest chęć późniejszego otrzymania faktury. Lepiej będzie, jeśli od razu wystawimy fakturę (scenariusz E).

Wariant D Przychodzi osoba fizyczna do sklepu albo zamawia coś wysyłkowo. Wystawiamy jej od razu fakturę, którą fiskalizujemy. » zobacz jak Paragon fiskalny zostaje u nas wraz z kopią faktury.

Wariant E Dokonujemy sprzedaży dla firmy i wystawiamy fakturę. Sprawdzamy na Białej Liście, że firma jest płatnikiem podatku VAT. » zobacz jak. Takiej faktury co do zasady nie musimy fiskalizować.

Wariant F Dokonujemy sprzedaży dla firmy i wystawiamy fakturę. Na wszelki wypadek fiskalizujemy fakturę. » zobacz jak Paragon fiskalny zostaje u nas wraz z kopią faktury.

Wariant G Wraca do nas osoba fizyczna ze scenariusza A. Wystawiamy standardową fakturę, umieszczając w niej kod FP i dopisek, że dotyczy paragonu o danym numerze. Paragon fiskalny zostaje u nas wraz z kopią faktury. Klient wychodzi z fakturą. My zastanawiamy się, dlaczego od razu nie wystawiliśmy faktury (scenariusz D).

Wariant H Wraca do nas osoba fizyczna ze scenariusza B, żądając wymiany paragonu z NIP na fakturę. Informujemy ją, że w ręku trzyma fakturę uproszczoną i nie możemy do niej wydać drugiej faktury. My zastanawiamy się, dlaczego od razu nie wystawiliśmy pełnej faktury (scenariusz E).

Wariant K Dokonujemy sprzedaży dla osoby fizycznej i wystawiamy fakturę bez fiskalizacji. Taka sytuacja jest dopuszczalna wyłącznie, jeśli transakcja nie jest objęta obowiązkiem fiskalizacji - na przykład sprzedaż wysyłkowa krajowa z dodatkową ewidencją.

Istnieją teorie dopuszczające zwrot takiej faktury uproszczonej (wycofanie z obiegu) i wydanie normalnej faktury. Naszym zdaniem nie jest to postępowanie właściwe.

Wariant J Wraca do nas osoba fizyczna ze scenariusza C, żądając wymiany paragonu z NIP na fakturę. Wystawiamy standardową fakturę, umieszczając w niej kod FP i dopisek, że dotyczy paragonu o danym numerze. Paragon fiskalny zostaje u nas wraz z kopią faktury. Klient wychodzi z fakturą. My zastanawiamy się, dlaczego od razu nie wystawiliśmy pełnej faktury (scenariusz C).

Jak łatwo zauważyć, tylko w wariantach D, E i F nie mamy ryzyka, że klient wrócić do nas w celu pełniejszego udokumentowania sprzedaży. Zalecamy fakturowanie każdej sprzedaży, z wyjątkiem drobnej sprzedaży detalicznej, gdzie wystarczy wariant A.

Program automatycznie wykonuje analizę fiskalną. » zobacz jak