Rozliczenie mediów

Jak wygląda proces rozliczania mediów we wspólnocie mieszkaniowej?

1. Ustalenie stawek: Dla każdej wspólnoty wprowadź stawki opłat za media takie, jak zimna woda ZW, ciepła woda CW, ścieki SC, centralne ogrzewanie CO. Opłaty powinny wynikać z cennika usług dostawcy danych mediów. Tę czynność wykonujesz na początku pracy, a następnie w przypadku zmiany konkretnej stawki.

2. Dla każdego lokalu i budynku wprowadzamy liczniki. Standardowo każdy lokal powinien mieć licznik zimnej wody ZW, ciepłej wody CW i centralnego ogrzewania CO. Zużycie ścieków będzie obliczane jako suma ZW + CW. Tę czynność wykonujesz jednorazowo dla każdego lokalu, a następnie po wymianie liczników (standardowo co 5 lat).

3. Dla każdego budynku wprowadzamy liczniki główne. Te liczniki służa rozliczeniu dostawy dla całego budynku. Standardowo każdy budynek powinien mieć licznik zimnej wody ZW, ciepłej wody CW i centralnego ogrzewania CO. Zużycie ścieków będzie obliczane jako suma ZW + CW. Tę czynność wykonujesz jednorazowo dla każdego budynku, a następnie po wymianie liczników (co rok lub co 5 lat).

4. Dla każdego licznika wprowadzamy odczyty. Odczyty mogą być miesięczne, roczne lub w dowolnej innej konfiguracji. Dobrze, jeśli data odczytu jest na koniec miesiąca, roku i na dzień zmiany stawek. Jeśli data odczytu nie pokryje się z datą naliczenia ani z datą zmiany stawki, program obliczy stany częściowe. Dla licznika budynkowego postaraj się wykonywać odczyty częściej, będą one też podane na fakturze od dostawcy.

5. Dla każdego lokalu wprowadzamy zaliczki. Zaliczki wprowadzamy w wysokości przewidywanego lub deklarowanego zużycia. W kolejnych okresach program może zaproponować aktualizację zaliczek w oparciu o faktyczne zużycie.

6. Program stale porównuje koszty według liczników i zaliczki. Na bieżąco widzisz, czy zaliczki pokrywają koszty. Ponieważ każdy licznik ma pewną niedokładność (np. 2%), suma liczników lokalowych nie musi pokryć się ze stanem licznika głównego na bydynku. Mogą też wystąpić różnice związane ze stratami (awarie), pewna część mediów jest także zużywana na cele wspólne (ogrzewanie klatki schodowej, woda do mycia części wspólnych itp).

7. Program na bieżąco oblicza należność dla każdego lokalu, wynikającą z dwóch składników: zużycia indywidualnego i kosztów wspólnych. Opłata za zużycie indywidualne jest iloczynem stawki za dane medium oraz faktycznego zużycia. Koszty wspólne mediów to różnica między zużyciem całego budynku a sumą zużyć indywidualnych, podzielona na lokale według wskazanego udziału we wspólnocie.

8. Rozliczenie mediów może następować albo z kolejnym naliczeniem miesięcznym, albo jako naliczenie dodatkowe. Rozliczenie jest wykonywane zawsze dla całego budynku, nie ma możliwości rozliczenia tylko jednego lokalu. Naliczenie trafia do listy pozostałych naliczeń danego lokalu i wpływa na saldo tak, jak każde inne naliczenie.